Sistemul de informatii

1.     Definirea arhitecturii sistemului de informare

Definirea arhitecturii sistemului de informare dintr-o firmă înseamnă „proiectarea” structurii de rezistenţă, care permite circulaţia fluidă a documentelor, datelor şi informaţiilor.

Pentru a proiecta această structură ar trebui să se plece de la „punctele nevralgice” identificate în timpul planificării detaliate, adică de la:

a)      definirea principalelor baze de date în care converg  toate obiectele ce provin atât din fluxurile interne cât şi di cele externe de comunicare, de exemplu: baza de date a unui depozit în care converg  date referitoare la  nevoile temporare  de vânzare / producţie, la comenzile efectuate, la preturi, sau cantitatea pe stoc, etc.;

b)      identificarea, pentru fiecare dintre acestea, a structurii interne pentru inserarea de date şi pentru căutarea lor uşoară, de exemplu: facturi în funcţie de client, de furnizor şi cu funcţie de căutare pe baza numelui firmei;

c)       identificarea, într-o primă aproximare, a persoanelor din firmă autorizate să insereze şi să caute datele.

Această etapă de proiectare poate părea precipitată în faza de demarare a afacerii , dar este oportun a considera că, foarte probabil sistemul de informare va fi gestionat cu ajutorul instrumentelor informatice, iar o planificare atentă poate reduce problemele iniţiale în faza de implementare, cum ar fi: puterea computerelor ce găzduiesc batele de date, poziţionarea  computerelor în diferitele zone de lucru ce fac schimb de informaţii şi de date, etc.

2.     Definirea soluţiilor tehnologice

Este oportun să semnalăm câteva puncte de atenţie utile pentru noii antreprenori:

• să verifice eventuala necesitate de software impuse de furnizori şi/sau a clienţilor;
• să adopte tehnologii şi software, care să se poată actualiza;
• să adopte o abordare modulară şi integrată în prima fază de alegere a tehnologiilor astfel încât să poată, în timp, să extindă sistemului fără a fi nevoie de a modifica modulele existente;
• să verifice posibilitatea de a utiliza a internetul şi intranetul pentru transmiterea fluxurilor de informaţii către exterior;
• să verifice posibilitatea de a utiliza e-mail-urile  interne pentru comunicaţii în cadrul firmei;
• să evalueze oferta deservicii a providerilor internet şi în ceea ce priveşte gestionarea unor acţiuni de tip E-commerce, promovare pe net, mailing-list, etc.

Desigur, pentru a asigura suportul tehnic adecvat este necesara implicarea unui tehnician expert în  sisteme de management si de promovare.

Definirea arhitecturii sistemului de informatic din cadrul firmei, ce poate fi realizată la nivelul serviciului Work-Up, permite punerea deja în mişcare a experţilor şi a tehnicienilor, pe baza unei analize atente a nevoilor şi o proiectare preliminară „calibrată” în funcţie de nevoile noului antreprenor.

3.     Planificarea fluxului intern de comunicaţii

Pentru a defini fluxul comunicărilor interne, este oportun a se urma următorul traseu:

• identificarea, în cadrul fiecărui proces organizaţional, a fluxului de informaţii care există în  cadrul „lanţului intern client-furnizor” (de exemplu, de la funcţia de planificare a muncii către unitatea de producţie, de la contabilitate către controlul de gestiune);
• definirea tematicilor comunicării care porneşte de la fiecare proces / departament al firmei şi care trebuie să fie furnizate altor departamente / funcţii din cadrul organizaţiei (de exemplu: de la producţie la administraţie, de la proiectare la depozit).

Odată definite obiectele de vehiculat în cadrul sistemului de informaţii este necesar a verificarea existenţei constrângerilor privind transmiterea acestora, de exemplu dacă un document ar trebui livrat semnat şi în versiune originală sau este de ajuns un fişier electronic, dacă este să fie ataşat altora sau nu.

În scopul de a facilita definirea arhitecturii sistemului informaţional în ansamblul său ar trebui să fie identificate, în această etapă, şi „punctele nevralgice”, adică acele puncte către care converg multe informaţii omogene de la mai multe procese / domenii de activitate. Administraţia este cu siguranţă unul dintre acestea, dar în funcţie de diferitele tipuri de firme pot exista şi altele foarte diverse.

4.     Planificarea fluxului extern de comunicaţii

Prin flux extern de comunicaţii se înţelege schimbul de date, documente, informaţii, etc. între societate şi părţile interesate externe: furnizori, clienţi, potenţiali utilizatori, agenţii guvernamentale, consultanţi, etc.

O primă activitate iniţială de proiectare este, prin urmare, identificarea entităţilor externe cu care compania trebuie să facă schimb de informaţii.

Odată realizată o listă iniţială a acestora, se trece la analiza, pentru fiecare actor în parte, a conţinutul fluxului de comunicaţii prin detectarea eventualelor constrângeri, cum ar fi: documente semnate în original, sau o simplă comunicare prin e-mail sau fax, comunicat promoţional sau de natură publicitară

Chiar şi în acest caz, este util să se definească eventuale „punctele nevralgice”,   înţelese  ca fiind birouri şi / sau funcţii organizaţionale, însărcinate în mod special cu gestionarea comunicaţiilor externe, ​​cum ar fi, de exemplu  depozitul, administraţia.

CRITERII ÎN VEDEREA EVALUĂRII REZULTATELOR ACTIVITĂŢII DE PROIECTARE

1. Este necesar să fie examinate în detaliu datele, informaţiile şi documentele care trebuie să fie transmise în cadrul sistemului de informaţii, atât la nivel intern cât şi extern.
2. Este necesar să se definească nodurile, „punctele nevralgice” ale sistemului de informaţii, cu scopul de a defini principalele baze de date.
3. Propunerile cu caracter tehnologic ar trebui să corespundă criteriilor de funcţionalitate faţă de: nevoile identificate în procesul de pregătire a arhitecturii sistemului de informare, criteriile de rentabilitate şi flexibilitate în vederea unor posibile extinderi de-a lungul timpului.
4. Atenţie! În această etapă, este deosebit de util, având în vedere utilizarea pe scara larga a internetului, a se defini, de asemenea, modalităţi de promovare şi/sau eventuale acţiuni de E-commerce bazate pe utilizarea reţelei.
5. Un element-cheie al evaluării este reprezentate de relevarea exhaustivă a tuturor actorilor externi firmei cu care se intenţionează a activa fluxuri de comunicare. În special: potenţialii clienţi, clienţi, furnizori, reprezentanţi ai instituţiilor, consultanţi.