Planificarea financiara

Înainte de a descrie etapele operaţionale ale acestei faze este bine a se clarifica două concepte de bază, definirea ciclului de exploatare şi ciclul financiar.

Ciclul de exploatare

Începe cu achiziţionarea materiilor prime şi a altor factori de producţie, cu alte cuvinte cu angajarea cheltuielilor, şi se termină cu vânzarea produselor, adică obţinerea veniturilor. Lungimea sa depinde nu numai de amploarea ciclului de producţie, ci şi de politicile de aprovizionare şi marketing adoptate de către firmă. Asupra duratei sale intervin şi alţi factori; de exemplu, achiziţionarea de materii prime poate fi foarte aproape de momentul de începere a producţiei sau poate fi realizată cu mult înainte, pentru a profita de acele momente când materiile prime sunt disponibile pe piaţă la preţuri mai mici. În mod similar, veniturile sunt destul de apropiate de finele producţiei atunci când acesta  se realizează pe bază de comandă, însă pot fi obţinute în perioadele mai îndepărtate atunci când producţia este realizată pentru piaţă.

Ciclul financiar

Acesta începe cu plăţile legate de achiziţii şi se încheie cu veniturile din vânzări. Este evident că, dacă toate achiziţiile şi toate vânzările ar fi făcute prin casă, ciclul de exploatare şi ciclul financiar ar coincide; cu toate acestea în majoritatea cazurilor, acest lucru nu se întâmplă şi pot apărea diferite situaţii. De exemplu, dacă achiziţiile se încheie cu plată în avans prin casă, în timp ce vânzările sunt făcute cu plată diferată, ciclul financiar este mai lung decât ciclul de exploatare. În schimb, dacă achiziţiile prevăd plata diferată, iar vânzările sunt încheiate cu plata în avans sau prin casă, ciclul financiar este mai scurt decât ciclul de exploatare.

În special, durata ciclului monetare depinde de:

• Termenul mediu de plată negociat cu furnizorii;
• Perioada medie de stocare a materiilor prime în depozit;
• Durata perioadei de producţie (ciclu tehnic);
• Perioada medie de stocare a produselor finite;
• Termenul mediu de plată negociat cu clienţii.

Pentru a reduce nevoile financiare, firmele caută să:

• Extindă termenul de plată pentru achiziţii;
• Scurteze timpul de stocare a materiilor prime, semifabricatelor şi a produselor finite;
• Reducă timpul necesar pentru realizarea proceselor de transformare;
• Reducă termenul de plată aplicat vânzărilor.

1)      Planificarea cheltuielilor din prima perioadă

Înainte de a trece la planificarea intrărilor şi ieşirilor unui  flux monetar, este necesar să se furnizeze o definiţie precisă a investiţiilor, cheltuielilor şi veniturilor.

Planificarea financiară se referă la previziunea fluxului de numerar, şi anume estimarea momentului când vor avea loc ieşirile referitoare la cheltuielile planificate şi încasările referitoare la vânzări sau la finanţări externe, incluzând în acestea şi eventuale credite bancare. În această etapă, este necesar să se prevadă, pentru fiecare element de cost din bilanţul anual, în ce moment se prevede plata efectivă. Mai mult, anumite cheltuieli sunt fixe şi plătite la o dată prestabilită (chirie sau leasing, utilităţi, etc.), în timp ce altele pot fi negociate (consultanta, consumabile, etc.). Toate elementele de cost ar trebui să fie luate în considerare la nivelul fluxului de numerar, cu TVA-ul inclus. Periodic, în funcţie de volumul de afaceri atins, trebuie să se verse TVA-ul, a cărui plată are loc la data emiterii facturii şi nu la data încasării efective a acesteia; de aceea să fie prevăzută şi ieşirea sumei aferente.

2)      Planificarea veniturilor din prima perioadă  

Înainte de a trece la planificarea intrărilor şi ieşirilor unui  flux monetar, este necesar să se furnizeze o definiţie precisă a investiţiilor, cheltuielilor şi veniturilor.

În ceea ce priveşte veniturile, trebuie să evalueze mai întâi atunci când vor avea loc vânzările, furnizarea de servicii, livrarea de produse şi în al doilea rând, datele efective de încasare ale sumelor respective. În această etapă, trebuie precizat faptul că un factor important pentru consecvenţa veniturilor este dat de tipul clienţilor (de exemplu: privaţi, publici) şi de uzanţele pieţei. De asemenea, tot pe partea de intrări ar trebui să fie luate în considerare nu numai sumele derivate din prestări de servicii sau vânzări, ci şi de câştigurile provenite din credite şi împrumuturi, prevăzând, în acelaşi timp timpii şi modalităţile de restituire a cestora în vederea obţinerii echilibrului financiar. Toate elementele ce compun venitul trebuie să fie considerate la nivelul fluxului de numerar, brut (TVA inclus). Analiza financiară este esenţială pentru a alege politicile comerciale în ceea ce priveşte condiţiile de vânzare şi de evaluare a nevoilor financiare, adică în ce priveşte nevoia de lichiditate a firmei în diferitele perioade ale anului

3)      Prevederea recurgerii la alte forme de finanţare sau de utilizarea surplusurilor de lichiditate

Este realist să ne gândim că, din cauza costurilor considerabile suportate în faza de început, noul antreprenor poate dori să utilizeze forme alternative de finanţare, cum ar fi: credite bancare suplimentare, finanţări din partea asociaţilor, creşterea capitalului propriu investit. Dacă, însă, până la sfârşitul primei perioade, se generează un rezultat financiar pozitiv, se va putea lua în considerare utilizarea excedentelor prin remunerarea capitalului investit de către antreprenor sau de partenerii acestuia, sau prin investiţii suplimentare pentru îmbunătăţirea capacităţii de producţie a firmei.

4)      Determinarea rezultatului financiar al perioadei

Diferenţa dintre veniturile şi cheltuielile dintr-o perioadă anume de timp generează rezultatul curent al perioadei. Ciclul financiar, care începe cu plata datoriilor contractate pentru investiţiile susţinute în vederea demarării afacerii , continuă cu plata datoriilor pentru acoperirea operaţiunilor de cumpărare a factorilor de producţie şi a costurilor de funcţionare ale întreprinderii şi se termină cu încasarea creanţelor din operaţiunile de vânzare. Ciclul de exploatare şi cel financiar coincid, în cazurile în care achiziţiile şi vânzările sunt efectuate prin casa. Nu coincid atunci când plăţile sunt anticipate sau diferate faţă de momentul transferului de proprietate sau al livrării de bunuri sau servicii.

CRITERII ÎN VEDEREA EVALUĂRII REZULTATELOR ACTIVITĂŢII DE PROIECTARE

1. Investiţiile trebuie să fie finanţate prin fonduri disponibile pe termen mediu şi lung: capital propriu, finanţări ale asociaţilor/partenerilor, împrumuturi bancare. Sunt posibile anumite derogări, parţiale,  numai în prezenţa unei structuri financiare care evidenţiază o rată rapidă de recuperare a anumitor investiţii.
2. Există un echilibru financiar chiar şi atunci când datoriile de funcţionare nu sunt superioare creanţelor curente.
3. În mod ideal, capitalul propriu nu ar trebui să depăşească împrumuturile de la terţi,  dar este considerată acceptabilă o structură financiară care prezintă o pondere crescută a finanţărilor, cu condiţia ca relaţiile cu băncile să asigure continuitatea veniturilor. Atenţie! În acest caz, a se evalua care sunt costurile aferente de-a lungul timpului.
4. Elementele de evaluare comparativă a surselor de finanţare bancare nu se limitează numai la cost (rata dobânzii), dar sunt compuse din următoarele elemente:

-          Procent de acoperire a investiţiei,

-          Durata planului de rambursare a creditului,

-          Tipul de rată a dobânzii: variabilă fixă,, etc.

-          Condiţii de restituire a împrumutului; rată fixa, rată variabilă.

-          Posibilitatea de a rezilia contractul anticipat şi costurile aferente.